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外贸朋友注意啦！第137届广交会重磅官宣——举办时间为4月15日至5月5日，分三期开展！广交会，堪称外贸界的 “超级盛会”，向来都是拓展客户资源、争夺订单的绝佳契机 。
不过，参加广交会可可不是轻轻松松拎个包就奔赴现场而已的。从展会筹备前期，到展会进行中，再到展会圆满结束后，每一个阶段都需要精心谋划、细致安排。
今天，就用最通俗易懂、贴近实际的方式，给大家全方位讲讲广交会的详尽攻略，助你将这趟 “外贸之行” 安排得妥妥当当，收获满满！
广交会2025时间表
展馆图
本届展区布局导向图更全面、更立体、更形象，助力观展参展人员安排观展路线更轻松。
餐饮服务
一、展会前
1、明确目标，拒绝盲目
参加广交会旨在获取订单、拓展客户，绝非单纯凑热闹。出发前先自问：此次参展目标为何？是开发新客、维护老客，还是推广新品、清理库存？目标清晰，行动才有精准方向。
2、精心布置展位，打造吸睛 “门面”
展位犹如店铺门面，务必令人过目难忘。设计应简洁大气，着重凸显核心产品；灯光要明亮，杜绝昏暗观感；样品陈列整齐，并安排现场演示，让客户直观领略产品优势。
3、展位证件与规格说明
每个标准展位面积为 9 平方米（3X3），高度 2.4 米，特装展位限高 4.5 米，且每个展位配备两个参展商证 。
标准展位基本配置包含：三面围板、照明灯具、桌椅、一箱饮用水、一部可免费拨打国内长途的电话以及免费无线网络。
4、提前邀约客户，锁定商机
广交会期间人潮涌动，坐等客户上门过于被动。需提前向老客户发送邀请函，告知展位号并询问是否赴会。对于潜在客户，同样提前沟通，约定会面时间，防止展会当日慌乱无序。
邀请函参考样式
需要准备的材料有：
（一）基本材料
1.《深圳市邀请外国人来华申请表》（收原件）：系统申报后打印，专办员签字（目前在申办企业缴纳社保）；
2.《申请报告》（收原件）：法人签字并加盖单位公章；
3.被邀请人护照信息页（收复印件）：护照有效期距来华入境日期六个月以上。
（二）合作材料（收复印件）
1.经济贸易——商品贸易：一般物流运输等均属此类
（1）中国海关报关单及其发货提单等；
（2）相匹配的银行收付款水单、信用证等。
2.经济贸易——服务贸易:展会、技术合作等均属此类
（1）参展或技术合同、展会方位图、展会备案表等；
（2）相匹配的银行收付款水单、信用证等。
3.经济贸易——公司内部人员因工作来华
（1）外方营业执照、税务登记证及其中文翻译件；
（2）双方关系证明。
4.交流、访问、考察：党政机关和事业单位的邀请、来华参加国际会议等均属此类
（1）党政机关和事业单位需提供双方合作材料；
（2）来华参加国际会议需提供有关政府批文及附属人员名单。注：申办单位可能会被要求提供、补充与此次申请有关的其他材料。
（三）物品准备清单：
名片、产品手册、报价单、合同模板等必备资料，务必提前备好。记得带上笔记本或平板，以便随时记录客户需求。此外，充电宝、小零食、水杯这类 “生存物资” 也别忘，展会期间忙碌，根本没时间临时去找吃的喝的 。
邮件正文写什么
1、打造记忆点：
当给老客户发邮件时，回顾过往合作中他们格外关注的产品细节、某次交流时提到的个人兴趣，这些独特的回忆能瞬间拉近彼此距离，让客户感受到你的用心。
对于新客户，深入研究其企业官网、新闻报道，在邮件中巧妙提及他们近期的业务拓展、企业文化特色，还可围绕双方潜在合作点抛出几个有针对性的问题，促使对方认真阅读并积极回应，极大加深对方对你及邮件内容的印象。
2、提供实用信息：
精心规划从常见交通枢纽到展馆的多种交通路线，详细列出公交、地铁的线路车次、运营时间，自驾的话附上路线导航截图与停车场位置信息。
将展馆平面图清晰附上，用不同颜色标注出入口、热门展区、休息区以及自家展位位置，方便客户快速定位。
提前查看天气预报，准确告知展会期间每日天气状况，如晴天需提醒防晒，雨天备好雨具，助力客户顺畅安排出行。
3、落实辅助事项：
仔细筛选并确定专业的礼仪人员，他们形象气质佳、服务意识强，能在接待客户时展现良好企业风貌；
对于涉及外语交流的情况，找到精通对应语言、熟悉行业术语的翻译人员。一旦确认好相关人员，马上整理包含礼仪流程、翻译语种及服务时间等关键信息，及时发送邮件告知客户，确保沟通无障碍。
展会前3天：借助社媒二次邀约
在当下，社交媒体极为重要，除邮件邀约外，社媒邀约不可或缺。推荐几个海外高回复率社媒平台：
Facebook：全球性社交平台，适合外贸B2B企业。可创建页面，分享企业资讯、新品及行业新闻，用于品牌宣传与广告营销。
LinkedIn：原本助力职场人士联络，现已发展成大型社交渠道。
WhatsApp：全球热门即时通讯APP，支持图像、语音、视频等多样交流形式 。
二、展会中
1.提前梳理产品知识，清楚掌握影响产品价格的参数及方式、常见客户疑问及答案，做到不看资料就能脱口而出产品参数，了解价格趋势。
2.仔细检查打包物资，确保产品图册、报价单、名片、客户登记表、订书机及订书针、笔、笔记本、计算器、胶带、美工刀、录音笔、iPad、充电器、小礼品等一应俱全。
3.牢记产品关键信息，包含产品规格、报价、交货期、最小起订量（MOQ）、出货港、包装信息、目标市场畅销产品及产品优势。
4.出发前往展馆前，务必确认参展证件随身携带，部分专业展会进馆安检严格，需刷证入内。
5.注重自身形象，穿着得体，举止大方自信。在展位工作时，避免聚众聊天、背对展位而坐、在展位内用餐，女士勿化浓妆。
6.有针对性地发放宣传材料，不盲目见人就发，且不以貌取人，平等对待每位客户。
7.对于意向强烈的客户，留存其手机号和酒店地址，展会结束后可在展馆外约见，或邀请至公司参观。
8.针对重点客户，当晚回酒店后发邮件跟进，可附上合影，详细解答其展会疑问。
9.妥善保管重要资料，如参展证件、公司资料、电脑、数码相机，尤其是来访及意向客户信息记录表格，避免丢失。
10.全程保持专注，每天都以饱满精神参展，不区别对待客户。
11.展会上除基础款、经典款产品，要陈列新款。可依自身情况，选择是否对普通客户展示新产品，有展商经验表明，向大客户展示新产品易促成交易。
12.大胆与客户交流，保持自信。提前在手机安装翻译软件、名片全能王、扫描全能王、百度网盘等必要 App。
13.接待客户避免贪多，专注与对口客户深入沟通，胜过泛泛结交众多客户。
14.利用录音笔、照相机、纸质笔记本记录到访客户信息，当天整理，不拖延。
15.携带存有工厂、公司宣传视频的 iPad，条件允许时，通过 App 直播工厂车间实时画面，赢得买家信任。
16.买家进入展位，先礼貌开场：“How are you doing? My name is xxx, the sales representative. Call me if you need any assistance. I will be around.”
17.提前在宣传品不影响内容处打孔，将名片装订在样册上，并额外给客户一张名片。准备中国结，客户领取资料准备离开时，送上中国结作为传统礼品，并穿在样册内页，使其在众多样册中更显眼。
18.参展期间多拍摄包含广交会展位号的代表性照片，用于公司网站展示或发送给老客户。
沟通技巧
1、广交会上，很多人因口语口音不标准而羞于表达，其实不必如此。大部分人的外语口语都不标准，大胆开口就好。谈及价格、交货期、产品特性时，要语气坚定、表达专业，让客户放心将订单交给你（前提是真懂产品，而非忽悠）。
2、沟通中若听不懂客户意思，及时找人翻译或用其他方式明确客户意向。
3、与客户交流，做到情绪、话题、观念及生理状态（如语速等）与客户协调同步。
4、遇到紧急情况，电话沟通后，需将沟通内容以邮件形式发送给客户留存。
5、跟客户沟通，务必做到认真倾听，不随意插话。
6、充分运用电脑应用技术，提升与客户的沟通效率 。
7、一些展会使用频率高的短句（要是会使用些小语种就更好）
三、展后跟进
快速判断买家真实性的方法
1.从名片入手：
接过名片，留意印刷、设计与质感。
查看公司名、行业是否与自身业务相关；
比对名片Logo与客户制服、箱包上的是否一致，明确客户来自的国家、城市，判断是否属于主要目标市场或待开拓的新兴市场，预估采购容量。
检查电话、传真号码是否合理，有无独立网站及域名级别，借此判断客户规模。
确认E-mail是免费信箱还是企业邮箱，判断客户身份是零售商、批发商还是进口商。
2.观察包装反馈：
向客户展示包装，说明可选用自家品牌或定制客户品牌包装，留意客户反应。若客户要求定制自己的包装，表明其有采购经验，且可能具备一定采购量。
3.关注二次拜访客户：
重视首日接触并报价、派送资料后，当天下午或次日再次光顾的客户，将其列为重点洽谈对象。开始洽谈后，通过专业提问判断买家的专业程度 。
提问
今天给大家分享大数据平台如何与展会结合
回答
1、展前-邀约
在参加展会前我们要学会提前邀约，新老客户都要进行邀约动作，在我们的大数据平台里涵盖全球搜索引擎、海关数据、社媒数据和展会数据。
以LED为例：
①通过平台里的展会数据，找到之前有参展记录的采购商。
②通过平台里的海关数据，可以找到有LED产品采购记录的海外买家，同时也能找到国内同行的合作客户。
获取相关信息后，我们就能直接用提前写好的邀请函，告知客户我们是专业生产 XX 产品的厂家，诚邀他们前来参展，到我们展位面谈交流、洽谈合作。
以我在宁波做礼品的客户为例，他在参加香港礼品包装展前，就用这种方法邀约客户到现场面谈，邀约了大概十来个，其中两位客户当场就下了订单，效果显著。这就是参展前邀约客户的方法。
2、展中-判断客户实际需求
展会期间，会有很多客户到展位了解产品并询价。此时，我们在与客户交换名片时，将其公司名称录入系统，查询交易记录，以此判断客户的实际采购需求，以及是否与其他同行合作过。通过分析产品、数量和金额，了解客户对我们产品的需求量。这样在谈判时，我们便能掌握主动权，做到知己知彼，百战不殆。
3、展后-转换展会
展会结束后，我们会收到大量名片，关键在于如何将其转化为实际订单。很多企业参展花费数万元，可效果仅仅是和老客户见个面，成了所谓的 “老客户见面会”。
①首先可以通过大数据平台，深入调查展会名片采购商的背调，了解是否有国内供货商，国内供货商与自己的优劣势；
②通过大数据平台获取更多对接人信息，寻找更多的对接机会；
③通过大数据平台的邮件系统，进行持续的跟进，展示优势产品等客户感兴趣的内容；
④使用我司的采购商指定调查业务，获得目标采购商最新最全的采购商调查报告，包含
a：公司类型、年营业额、成立年份、公司规模、公司总部、银行资信、公司地址、公司联系电话、产品销价、同行买家、网址、社交平台、企业框架、发展历程、品牌、国内有无办事处、参展信息等背调；
b：在职细分产品买手、采购人员及高管等关键人员的姓名、职位、联系方式（以工作邮箱为主，个别人员有手机号、座机分机号、个人社媒账号、WhatsApp等）；
c：切入建议（公司特殊性或某人员特殊性，可做开发信借鉴内容、增加合作几率）
d：海关数据
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